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Plantilla Excel para controlar las vacaciones del equipo
Organiza las peticiones de vacaciones en una hoja compartida antes de decidir quién puede ausentarse cada día. Esta plantilla gratuita incluye empleados, solicitudes y un calendario mensual para un equipo de hasta 20 personas. El año y el mes se pueden cambiar. El archivo está en español, contiene ejemplos ficticios reemplazables y funciona con fórmulas de Excel, sin macros.
Por Control Laboral App · Actualizado el
4 EUR por empleado y mes, más los impuestos que correspondan. 14 días de prueba sin tarjeta.
Atención por correo en tu idioma. La interfaz actual de la aplicación está en español.
Archivo XLSX en español. Tres hojas, 20 empleados y 200 solicitudes. Incluye ejemplos ficticios que debes sustituir.
Qué contiene el archivo
La hoja Calendario muestra un mes y cuenta cuántas personas tienen vacaciones aprobadas o pendientes cada día. Empleados reserva 20 filas para identificadores, nombres, equipos y responsables. Solicitudes permite registrar hasta 200 peticiones, con fecha de inicio, fecha de fin, estado y una nota para la decisión.
Las celdas amarillas son editables. El resto contiene fórmulas o instrucciones. Las revisiones señalan identificadores repetidos, fechas incompletas o invertidas y peticiones que coinciden con otra aprobación de la misma persona.
Cómo preparar tu calendario de vacaciones
- Sustituye los empleados de ejemplo por tu equipo y asigna un identificador único a cada persona.
- Borra los datos de ejemplo de las columnas editables de Solicitudes, conservando sus fórmulas.
- Añade una fila por petición y selecciona Pendiente, Aprobada, Rechazada o Cancelada.
- Elige el año y el mes en Calendario. Indica el máximo de personas que pueden ausentarse a la vez según vuestra cobertura.
- Revisa las coincidencias y deja la decisión y sus motivos registrados en la solicitud.
Cómo leer las coincidencias del calendario
La letra A indica una ausencia aprobada y la P una petición pendiente. A/P muestra que la persona tiene ambas ese día. Una petición rechazada o cancelada no aparece en la cuadrícula. Los recuentos diarios cuentan personas: dos aprobaciones de alguien no duplican su presencia en el total aprobado.
Si el total aprobado supera el máximo que has indicado, el recuento se marca en rojo. Es una señal para revisar cobertura. La hoja no aprueba, rechaza ni resuelve automáticamente peticiones.
Ejemplo ficticio para comprobar las fórmulas
El archivo empieza en enero de 2027. Ana, Bruno y Carla son personas ficticias. Sus vacaciones aprobadas coinciden los días 6 y 7. Con un máximo simultáneo de dos personas, esos días quedan señalados para revisión. Otra petición pendiente de Ana coincide con parte de sus vacaciones aprobadas y muestra un aviso personal.
Cambia un estado o una fecha y comprueba el calendario. Después reemplaza los ejemplos. Cambiar el año o el mes modifica la vista; no cambia las fechas guardadas de tus solicitudes.
Qué cuenta como día en esta plantilla
La duración es el número de días naturales entre inicio y fin, ambos incluidos. Incluye fines de semana y festivos. No representa días laborables, saldo disponible ni derechos generados. El archivo no aplica convenios, calendarios nacionales ni reglas de acumulación. Introduce y revisa vuestra planificación con los criterios que correspondan al equipo.
Cuándo pasar de Excel a un calendario con solicitudes
Excel puede ayudarte a preparar y revisar un calendario pequeño. Si las peticiones llegan por varios correos o necesitas que cada persona consulte su respuesta, prueba el flujo de Control Laboral App: el empleado solicita vacaciones o días libres, el responsable aprueba o rechaza y el estado se consulta desde la cuenta. La empresa puede revisar el calendario mensual junto a los fichajes del equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿La plantilla sirve para otros años?
- Sí. Cambia el año y el mes en Calendario. Las fechas de cada petición se conservan y deben corresponder al periodo que estés planificando.
- ¿Calcula los días de vacaciones que le corresponden a cada empleado?
- No. Cuenta intervalos de días naturales y muestra peticiones. No calcula derechos, acumulaciones, saldos legales ni nóminas.
- ¿Necesito habilitar macros?
- No. El archivo utiliza fórmulas y listas de selección de Excel. Conserva las columnas calculadas al sustituir los datos de ejemplo.
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